|
|
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sumber daya yang memiliki
wujud (ada secara fisik dan dapat disentuh), yang terdiri atas :
· Manusia
· Mesin
(termasuk fasilitas dan energi)
· Material
· Uang
Sumber daya yang memiliki
nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya. Contoh : informasi (termasuk data). Sumber daya ini digunakan oleh para manajer
untuk mengelola sumber daya fisik.
SPIR
(Strategic Planning for Information Resources)
Kegiatan mengidentifikasi
sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan di masa depan,
mendapatkan sumber daya tersebut dan mengelolanya. Yang bertanggung jawab atas SPIR ini adalah semua manajer,
terutama manajer organisasi jasa informasi (CIO).
Isi SPIR
:
1.
Tujuan-tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem
CBIS selama periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan
2.
Sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan-tujuan tersebut
Sumber
daya informasi yang dibutuhkan SPIR al :
· SDM
(spesialis informasi, pemakai)
· Perangkat
keras
· Perangkat
lunak
· Informasi
dan data (database)
IRM
(Information Resources Management)
Aktivitas yang dijalankan
oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan
mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
Macam-macam
sumber daya informasi :
· Perangkat
keras
· Perangkat
lunak
· Spesialis
informasi
· Pemakai
· Fasilitas
· Informasi
dan data (database)
Kondisi-kondisi
yang yang diperlukan IRM :
· Kesadaran
bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang
unggul
· Kesadaran
bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama
· Kesadaran
bahwa CIO adalah eksekutif puncak
· Perhatian
pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis
· Rencana
strategis formal untuk sumber daya informasi
· Strategi
untuk mendorong dan mengelola end-user computing (EUC)
1. Lingkungan
perusahaan
2. Eksekutif
perusahaan
3. Area
fungsional
4. Sumber
daya informasi
5. Pemakai
Perusahaan yang
beroperasi melintasi berbagai produk, pasar dan budaya, yang terdiri atas
perusahaan induk dan sekelompok anak perusahaan.
· Fleksibilitas
dalam memberi respon terhadap pesaing di berbagai negara dan pasar
· Kemampuan
memberikan respon di suatu negara atau wilayah di suatu negara terhadap
perubahan di negara atau wilayah lain
· Kemampuan
mengikuti kebutuhan pasar di seluruh dunia
· Kemampuan
mentransfer pengetahuan antar unit-unit di berbagai negara
· Pengurangan
keseluruhan biaya operasi
· Peningkatan
efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan
· Kemampuan
mencapai dan mempertahankan keragaman produk perusahaan serta cara produksi dan
distribusinya.
Macam-macam
strategi MNC :
1. Strategi
multinasional
2. Strategi
global
3. Strategi
Internasional
4. Strategi
Transnasional
Pandangan
Sistem (Sistems View)
Melihat
operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang
lebih luas :
· Mencegah
manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan
· Menyadari
perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik
· Menekankan
pentingnya kerjasama semua bagian dalam organisasi
· Mengakui
keterkaitan organisasi dengan lingkungannya
· Memberikan
penilaian yang tinggi pada informasi, umpan balik yang dapat dicapai dengan
cara lingkar tertutup
Perangkat lunak yang
mengelola database
· Data
yang berulang dalam bentuk beberapa file duplikat maupun data duplikat dalam
satu file
· Data
dan program yang sangat menyatu
· Kebutuhan
untuk mengintegrasikan data dari beberapa file
· Kebutuhan
untuk memperoleh data atau informasi secara cepat dan kebutuhan untuk membuat
data lebih aman
· Mengurangi
pengulangan data
· Mencapai
independensi data
· Mengintegrasikan
data dari beberapa file
· Mengambil
data dan informasi secara cepat
· Meningkatkan
keamanan data
· Memperoleh
perangkat lunak yang mahal
· Memperoleh
konfigurasi perangkat keras yang besar
· Mempekerjakan
dan mempertahankan staf DBA
Database
administrator (pengelola database)
Seorang spesialis
informasi yang bertanggung jawab atas database, yang memiliki tugas al :
1.
Perencanaan database : bekerjasama dengan manajer
untuk mendefinisikan skema perusahaan dan dengan pemakai untuk mendefinisikan
subskema mereka. Selain itu DBA
berperan penting dalam memilih DBMS
2.
Penerapan database : menciptakan database yang
sesuai dengan spesifikasi DBMS yang digunakan
3.
Operasi database : menawarkan program-program
pendidikan bagi pemakai database, dan menyediakan bantuan saat diperlukan
4.
Keamanan database : meliputi pemantauan kegiatan
database dengan statistik yang disediakan DBMS, dan memastikan bahwa database
tetap aman
Proses menghentikan
penggunaan sistem lama, dan memulai penggunaan sistem baru.
Pendekatan
dasar cutover :
1.
Percontohan (pilot)
Suatu sistem percobaan
yang diterapkan dalam suatu subset dari keseluruhan operasi, seperti satu
kantor atau daerah tertentu
2.
Serentak (immediate)
Beralih dari sistem lama ke
sistem yang baru pada satu hari tertentu
3.
Bertahap (phased)
Sistem baru digunakan
bagian per bagian pada suatu waktu
4.
Pararel (parallel)
Mengharuskan sistem lama
dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh
Pendekatan
sistem = common sense (akal sehat)
Karena walaupun
teknik-tekniknya mencakup banyak tahap terpisah dan tidak pernah dikuasai
sepenuhnya, tetapi penalaran yang mendasarinya bersifat sederhana, yaitu
berusaha untuk memahami suatu masalah sebelum mencoba memecahkannya dengan
mempertimbangkan berbagai solusi yang mungkin.
Waspada pada etika
penggunaan komputer dan menempatkan kebijakan yang memastikan kepatuhan pada
budaya etika.
Alasan
mementingkan etika komputer :
Kelenturan logika
komputer menyebabkan komputer dapat melakukan apa saja yang diprogramkan
Komputer mengubah cara
hidup dan kerja
Proses komputer
tersembunyi dari penglihatan
Pemrosesan informasi yang
menangani transaksi harian dalam volume besar.
Contoh : mengevaluasi cara dan saat memperoleh uang di pasar
internasional
Melibatkan penyaringan
dan pengikhtisaran data akuntansi untuk menonjolkan masalah-masalah tingkat
tertinggi. Contoh : memutuskan posisi
perusahaan terhadap tekanan pemerintah luar negeri atas kepemilikan lokal di
anak perusahaan luar negeri.
· Kinerja
: seberapa baik suatu produk melakukan apa yang memang harus dilakukannya
· Features
: pernik-pernik yang melengkapi fungsi dari produk
· Keandalan
: kemampuan produk untuk bertahan
· Kesesuaian
: seberapa baik produk tersebut sesuai dengan standar
· Daya
tahan : umur produk
· Kemudahan
perbaikan : produk yang digunakan untuk jangka waktu lama
harus diperbaiki
· Keindahan
: bagaimana produk tersebut dilihat/dirasakan
· Persepsi
: citra dan reputasi
· Berwujud
: hal-hal yang dilihat pelanggan saat jasa sedang dikerjakan
· Keandalan
: harus dapat melakukan pekerjaannya secara konsisten, akurat
· Responsif
: pelanggan tidak ingin harus menunggu untuk dilayani
· Kepastian
: menampilkan kepercayaan dan keyakinan
· Empati
: perhatian yang tulus pada pelanggan dan kebutuhan mereka
Dimensi-dimensi
informasi :
· Relevansi
: berkaitan langsung dengan masalah yang ada
· Akurasi
: semua informasi harus akurat
· Ketepatan
waktu : informasi harus tersedia untuk pemecahan masalah sebelum krisis menjadi
tidak terkendali
· Kelengkapan
: informasi yang bersifat menyeluruh tentang suatu masalah
Ukuran kinerja yang dapat
diterima dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik
Suatu gaya yang diikuti
manajer, yaitu manajer telibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu
menyimpang dari kinerja yang dapat diterima
Agar manajer dapat
menerapkan management by exception, maka harus ditetapkan standar terlebih
dahulu, dalam bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang dapat diterima
untuk dapat mengontrol apakah telah terjadi pernyimpangan atau tidak.
Keuntungan
penerapan management by exception :
· Manajer
tidak membuang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal
· Tiap
keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh karena lebih sedikit
keputusan yang dibuat
· Perhatian
dipusatkan pada peluang-peluang, maupun hal-hal yang tidak berjalan semestinya
Kendala
penerapan management by exception :
· Beberapa
jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga
standar tidak dapat ditetapkan
· Suatu
sistim informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan
· Perhatian
harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang
tepat
· Manajer
tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati
Tahap-tahap
& langkah dalam pendekatan sistem
I. Usaha persiapan,
meliputi :
1. Memandang
perusahaan sebagai suatu sistem
2. Mengenali
sistem lingkungan
3. Mengidentifikasi
subsistem perusahaan
4. Bergerak
dari tingkat sistem ke subsistem
5. Menganalisis
bagian sistem dalam urutan tertentu
6. Mengidentifikasi
solusi alternatif
7. Mengevaluasi
solusi alternatif
8. Memilih
solusi terbaik
9. Menerapkan
solusi terbaik
10. Membuat
tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
Ketiganya
bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk menangani
masalah, dan langkah-langkah tersebut dapat mengambil periode waktu yang lama
dimulai dari sekarang.
Sistem
Life Cycle (siklus hidup sistem)
Proses evolusioner yang
diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer yang
terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan
sistem yang mengikuti suatu pola yang teratur dan dilakukan secara top-down.
Tahapan
SLC :
1. Perencanaan
§ menyadari
masalah
§ mendefinisikan
masalah
§ menentukan
tujuan system
§ mengidentifikasikan
kendala-kendala system
§ membuat
studi kelayakan
§ mempersiapkan
usulan penelitian system
§ menyetujui
atau menolak penelitian proyek
§ menetapkan
mekanisme pengendalian
2. Analisis
§ mengumumkan
penelitian system
§ mengorganisasikan
tim proyek
§ mendefinisikan
kebutuhan informasi
§ mendefinisikan
criteria kinerja system
§ menyiapkan
usulan rancangan
§ menyetujui
atau menolak rancangan proyek
3. Rancangan
§ menyiapkan
rancangan system yang terinci
§ mengidentifikasikan
berbagai alternatif konfigurasi system
§ mengevaluasi
berbagai alternatif konfigurasi system
§ memilih
konfigurasi yang terbaik
§ menyiapkan
usulan penerapan
§ menyetujui
atau menolak penerapan system
4. Penerapan
§ merencanakan
penerapan
§ mengumumkan
penerapan
§ mendapatkan
sumber daya perangkat keras
§ mendapatkan
sumber daya perangkat lunak
§ menyiapkan
database
§ menyiapkan
fasilitas fisik
§ mendidik
peserta dan pemakai
§ masuk
ke system baru (cutover)
5. Penggunaan
§ menggunakan
system
§ audit
system
§ memelihara
sistem
Global
Information Sistem (GIS)
Suatu sistem yang terdiri
atas jaringan-jaringan yang melintasi batas-batas negara (digunakan oleh MNC)
Kendala
penerapan GIS :
1. Politis
· Pembatasan
pembelian dan impor perangkat keras
· Pembatasan
pemrosesan data
· Pembatasan
komunikasi data
2. Teknologi
3. Kurangnya dukungan
dari manajer anak perusahaan
·
Menghubungkan GIS dengan strategi bisnis
·
Menentukan sumber daya informasi
·
Menyediakan pembagian data
·
Memperhatikan lingkungan budaya
Konsep yang menyatakan
bahwa perusahaan dapat mencapai tingkat kualitas yang diinginkan pada proses,
produk, dan jasanya dengan mengikuti praktek-praktek manajemen fundamental
Total
Quality Management (TQM)
Suatu konsep manajemen
yang dibangun berdasarkan keyakinan bahwa :
· Kualitas
didefinisikan oleh pelanggan
· Kualitas
dicapai oleh manajemen
· Kualitas
adalah tanggung jawab seluruh perusahaan
1.
Filosofi : menyadari arti penting dari pelanggan
2.
Peralatan grafis : menggunakan grafik (chart)
3.
Peralatan statistik : menggunakan perhitungan stat.
Penjual menjual produk
dan jasanya pada pelanggan. Mereka
adalah pelanggan eksternal yang berada di luar perusahaan. Jasa informasi (IS) berhubungan dengan
pelanggan eksternal ini melalui sistem informasi akuntansi (SIA). SIA memenuhi pesanan pelanggan dan
menyediakan dokumen-dokumen seperti faktur dan laporan. Persepsi pelanggan eksternal atas perusahaan
sebagian besar ditentukan oleh kemampuan SIA untuk memenuhi pesanan secara
cepat dan akurat. Dengan cara ini, IS
berpengaruh langsung pada kualitas produk dan jasa perusahaan.
Selain itu, IS juga
memberikan pengaruh tidak langsung dengan menyediakan informasi bagi para
pemakai di dalam perusahaan (internal). Informasi memungkinkan para pelanggan
internal ini untuk bekerja lebih baik, menghasilkan produk dan jasa yang lebih
baik.
CBIS
terdiri atas :
1.
Sistem informasi akuntansi (SIA)
2.
Sistem informasi manajemen (SIM)
3.
Sistem pendukung keputusan
4.
Sistem otomatisasi kantor
5.
Sistem pakar
Biaya
kegagalan (failure cost)
Biaya yang terjadi karena
kualitas yang buruk
Biaya
penilaian (appraisal cost)
Biaya yang timbul karena
adanya pemeriksa kualitas yang memeriksa produk saat diproses di pabrik
Biaya
pencegahan (prevention cost)
Biaya yang timbul karena
adanya aktivitas yang bertujuan mencegah kecacatan (defect) atas rancangan
produk yang memberi kontribusi pada kualitas, pemilihan, pemasok, pelatihan
pegawai, dan sebagainya.
Elemen-elemen
lingkungan :
1. Pemasok
2. Pelanggan
3. Serikat
buruh
4. Masyarakat
keuangan
5. Pemegang
saham/pemilik
6. Pesaing
7. Pemerintah
8. Masyarakat
global
Spesialis
informasi tdr atas :
§
Analis system (system analist)
§
Pengelola database (database administrator)
§
Spesialis jaringan (network specialist)
§
Programmer
§
Operator
Proses
penciptaan database meliputi :
1. Menentukan
kebutuhan data
2. Menjelaskan
data tersebut
3. Memasukkan
data ke dalam database tersebut
Pendekatan
untuk menentukan kebutuhan data :
1. Pendekatan
berorientasi masalah
2. Pendekatan
model perusahaan
Unit data terkecil, tidak
dapat lagi dibagi menjadi unit yang berarti
Terdiri dari semua elemen
data yang berhubungan dengan suatu objek atau kegiatan tertentu
Suatu kumpulan catatan
data yang berhubungan dengan suatu subyek tertentu
Penyimpanan
berurutan (sequential storage)
Suatu organisasi atau
penyusunan data di suatu medium penyimpanan yang terdiri dari satu catatan
mengikuti satu catatan yang lain dalam suatu urutan tertentu.
Penyimpanan
langsung (direct access storage)
Suatu cara mengorganisasikan
data yang memungkinkan catatan-catatan ditulis dan dibaca tanpa pencarian
secara berurutan
Sejumlah file yang
menyediakan gambaran konseptual dari perusahaan
Pengolahan
batch (batch processing)
Mencakup pengumpulan
transaksi dan pemrosesan semuanya sekaligus dalam batch
Pengolahan
on-line (on-line processing)
Mencakup pengolahan
transaksi satu per satu, kadang saat terjadinya transaksi itu (berorientasi
transaksi)
Organisasi
logis (logical organization)
Mengintegrasikan data dari
beberapa lokasi fisik yang berbeda dan merupakan cara pemakai melihat data
Organisasi
fisik (physical organization)
Cara komputer melihat
data sebagai file-file terpisah
Suatu file yang disimpan
dalam suatu urutan tertentu tetapi suatu indeks yang menyertainya memungkinkan
catatan-catatan dari file itu dipilih dalam urutan yang berbeda
Menangani lalu lintas
komunikasi data yang masuk dan keluar bagi host komputer
Mengerjakan pemrosesan
data untuk jaringan
Terdiri dari satu
komputer tunggal yang dipakai bersama oleh beberapa pemakai yang memperoleh
akses melalui terminal-terminal
Pendekatan bagi
penggunaan jaringan yang didasarkan pada konsep bahwa sebagian fungsi paling
baik ditangani secara local dan sebagian paling baik ditangani secara terpusat
ISDN
(integrated service digital network)
Suatu arsitektur jaringan
komunikasi digital untuk komunikasi suara, data, teks dan video secara serentak
Semua peralatan datacom
yang saling berhubungan
WAN
(wide area network)
Meliputi area geografis
yang luas dengan beragam fasilitas komunikasi seperti SLLJ, transmisi satelit,
dan kabel bawah laut.
LAN
(local area network)
Meliputi area terbatas
yang dapat menghubungkan hingga ratusan komputer mikro
NCP
(network control program)
Nama yang digunakan untuk
perangkat lunak datacom dalam front-end processor yang berfungsi :
§ Menentukan
jika terminal ingin menggunakan saluran
§ Memelihara
kegiatan saluran dengan memberi cap, tanggal, dan waktu pada setiap pesan
§ Melaksanakan
fungsi editing pada data yang masuk
Membangun hubungan antara
terminal yang dikendalikannya dengan peralatan-peralatan dan saluran-saluran
Mesia saluran transmisi
data yang dihubungkan melalui saluran telepon
Suatu alat yang
memungkinkan pengiriman dan penerimaan beberapa pesan secara serentak